С 2026 года в Польше меняется порядок выставления счетов-фактур. Вместо PDF и бумажных документов компании постепенно переходят на KSeF — государственную систему электронных счетов. MOST разобрался, что это за система, кто должен в ней работать и как к ней подготовиться, чтобы потом не платить штрафы.
Что такое KSeF
KSeF (Krajowy System e-Faktur) — это государственная онлайн-платформа для выставления и получения электронных счетов-фактур в структурированном формате XML.
Проще говоря, фактура больше не «уходит по почте», она загружается в систему, получает номер KSeF и считается официально выставленной и доставленной контрагенту.
Когда KSeF обязательна
Обязанность вводят поэтапно:
- с 1 февраля 2026 года — для компаний с оборотом более 200 млн злотых (с НДС) в 2024 году;
- с 1 апреля 2026 года — для всех остальных предпринимателей.
До 31 декабря 2026 года действует переходный период: если в конкретном месяце сумма продаж по фактурам вне KSeF не превышает 10 тыс. злотых (с НДС), их можно выставлять в старом формате (PDF или бумажном).
Кого касается KSeF
KSeF обязателен для компаний и индивидуальных предпринимателей (JDG).
ИП должны принимать фактуры через KSeF уже с 1 февраля 2026 года, а выставлять — с 1 апреля 2026 года. Даже ИП, которые не уплачивают НДС, обязаны выставлять B2B-фактуры через KSeF.
Кого временно освободили от KSeF
В 2026 году KSeF не применяется, если:
- у продавца нет юридического адреса и постоянного места ведения деятельности в Польше;
- операции идут через специальные процедуры уплаты НДС (например, OSS / IOSS);
- речь идет об операциях B2C — продаже физическим лицам.
Фактуры от иностранных контрагентов не проходят через KSeF — их продолжают учитывать по старым правилам.
В чем плюсы KSeF
Ожидается, что система снизит количество ошибок и объем работы, выполняемой вручную. Фактура, выставленная в KSeF, считается доставленной автоматически, хранится в едином государственном архивном хранилище, так что можно предполагать, что будет меньше споров с налоговой о «потерянных» документах. Кроме того, KSeF должна ускорить бухгалтерские процессы.
Как выставляется e-фактура в KSeF
- Фактура формируется в формате XML;
- Продавец загружает ее в KSeF самостоятельно или через бухгалтерскую компанию (через приложение Министерства финансов или бухгалтерскую программу);
- Фактура проходит автоматическую проверку;
- Получает уникальный номер KSeF;
- Становится доступной и продавцу, и покупателю онлайн.
Что делать при сбое системы или без интернета
Если KSeF официально недоступен:
- можно выставить фактуру в режиме offline24;
- затем обязательно загрузить ее в KSeF — не позже следующего рабочего дня.
С 1 января 2027 года за нарушение сроков начнут действовать штрафы.
Нужно ли платить за KSeF
Нет. Сам KSeF — бесплатный. Платными могут быть коммерческие программы для выставления счетов, интеграции бухгалтерских систем.
Заменит ли KSeF JPK
Нет. KSeF — это обмен фактурами, JPK (электронный отчет с бухгалтерскими данными, который компании передают в польскую налоговую) — отчетность и контроль. Обе системы будут работать параллельно.
Что грозит за отсутствие фактуры в KSeF
С 2027 года:
- административные штрафы;
- финансовые санкции;
- проблемы с учетом НДС;
- отказ контрагента принять фактуру без номера KSeF.
Доверенности и доступ к KSeF
Чтобы бухгалтерия на аутсорсинге могла выставлять и получать фактуры в системе KSeF от имени компании, необходимо официально предоставить ей соответствующие права доступа.
Иногда предприниматели считают, что если учет ведет бухгалтер, то доступ к KSeF у него появится автоматически. На практике без официально оформленных прав бухгалтер просто не увидит фактуры в системе.
До 1 февраля 2026 года предприниматели оформляли доступ бухгалтеров и сотрудников к Krajowy System e-Faktur через Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). С февраля этот модуль прекратил работу и больше не используется.
Все новые полномочия теперь оформляются через систему KSeF 2.0, доступ осуществляется через официальный портал ap.ksef.mf.gov.pl.
Нужно ли переоформлять старые доверенности, оформленные до 1 февраля 2026 года
Нет. Ранее выданные полномочия сохраняются и продолжают действовать.
Но важно помнить: назначить нового бухгалтера, изменить объем его прав, отозвать доступ можно только через KSeF 2.0.
Без корректно оформленного доступа бухгалтер:
- не сможет выставлять и получать фактуры в KSeF;
- не увидит документы от контрагентов;
- не сможет обеспечить корректный учет НДС.
Вы можете обсудить этот материал в нашем Telegram-канале. Если вы не в Беларуси, переходите и подписывайтесь.
